Projekto plano sudarymas, kontrolė ir optimizavimas naudojant Microsoft Project 2016

Pažintis su Microsoft Project 2016 įrankiu

• Microsoft Project leidimai – Microsoft Project 2003, Microsoft Project 2007, Microsoft Project 2010, Microsoft Project 2013, Microsoft Project 2016
• Microsoft Project versijos – Standard, Professional, Microsoft Project Server
• Kokią versiją pasirinkti atsižvelgiant į vykdomo projekto tipą ir organizacijos projektų valdymo brandą?

Microsoft Project 2016 informacijos kategorijos

• Microsoft Project 2016 informacijos kategorijos – užduotys (Tasks), resursai (Resources), priskyrimai (Assigments)
• Microsoft Project 2016 įsisavinimo pakopų (Usage Stages) schema.  Dažniausiai pasitaikančios klaidos įsisavinant Microsoft Project 2016

Microsoft Project 2010/2013 sąsajos pristatymas

• Informacijos kategorijos ir pagrindinai Microsoft Project 2016 vaizdai (Views):
• Ganto diagrama – pradinis Microsoft Project 2016 vaizdas
  • Ganto diagramos užduočių rodinys
  • Ganto diagramos grafiko rodinys
  • Kiti Ganto diagramos vaizdai, jų paskirtis ir panaudojimo galimybės
  • Kombinuoti Ganto diagramos vaizdai:
  • Ganto diagramos vaizdas ir kontekstinis meniu
• Resursų lapas (Resource Sheet) ir kontekstinis meniu
• Užduotims priskirtų resursų (Task Usage) lapas ir kontekstinis meniu
• Resursų užimtumo (Resource Usage) lapas ir kontekstinis meniu
• Kiti dažniausiai naudojami Microsoft Project 2016 sąsajos vaizdai:

Darbo su naujų projektu Microsoft Project 2016 aplinkoje pradžia

• Naujo projekto sukūrimas naudojant tuščio projekto (Blank Project) funkciją
• Projekto pradžios datos (Project Start Date) nustatymas
• Microsoft Project 2016 kalendorių tipai. Standartinio projekto kalendoriaus (darbo laiko) keitimas.
• Darbas su užduotimis
• Darbas su užduočių trukmėmis
• Naujos gairės (Milestone) sukūrimas, esamos užduoties gaire pavertimas. Praktinis taikymas.
• Pasikartojančių užduočių įvedimas
• Ryšių tarp užduočių nustatymas.
• Užduočių apribojimų (Constrains) nustatymas
• Užduočių vykdymo atidėjimas (Task Delay)
• Užduočių laiko buferiai
• Projekto užduočių grafiko optimizavimas
• Kiti naujo Microsoft Project 2010/2013 failo sukūrimo būdai

Darbas su Microsoft Project 2016 projekto resursais ir kainomis

• Trys Microsoft Project 2016 projekto resursų tipai
• Naujo Darbo tipo resurso sukūrimas ir įvedimas į resursų lapą (Resource Sheet
  • Pagrindinai darbo tipo resurso parametrai:
  • Sudėtingesni darbo tipo resursų parametrai. Darbo tipo resurso parametrų informacijos lange nustatymas
• Naujo medžiagų (Material) tipo resurso sukūrimas ir įvedimas į resursų lapą (Resource Sheet)
  • Pagrindinai medžiagų tipo resursų parametrai:
  • Sudėtingesni medžiagų tipo resursų parametrai. Parametrų medžiagų tipo resursų informacijos lange nustatymas
• Pagrindinai kaštų tipo (Cost) resurso parametrai
  • Kaštų tipo resursų grupės
  • Kada patiriami (Accrue) darbo tipo resurso  kaštai nustatymas

Resursų užduotims priskyrimas

• Formulė: užduoties trukmė, darbo trukmė ir resurso pasiekiamumas
• Užduoties tipo (fiksuoto darbo valandų skaičius, fiksuotos užduoties trukmės arba fiksuoto resurso pasiekiamumo) nustatymas
• Užduočių, kurių trukmė priklauso nuo priskirtų resursų kiekio (Effort Driven) nustatymas
• Resursų užduotims priskyrimo būdai:
  • Resursų priskyrimas naudojant užduoties formos (Task Form) rodinį
  • Resurso priskyrimas naudojant resurso priskyrimo (Assign Resourse) dialogo langą
  • Resurso priskyrimas naudojant komandos planavimo (Team Planner) vaizdą

Projekto plano optimizavimas įvertinant resursų užimtumą

• Resursų persidengimo paieška naudojant resursų lapo (Resource Sheet) vaizdą ·
• Resursų persidengimo paieška naudojant resursų apkrovimo (Resource Usage) vaizdą
• Rankinis resursų persidengimo panaikinimas:
  • persidengiančių resursų pakeitimas kitais,
  • užduoties trukmės mažinimas priskiriant resursams viršvalandžius,
  • užduočių vėlinimas
• Automatinis resursų persidengimo (Level) panaikinimas
• Užduočių prioritetų keitimas
• Resursų persidengimo panaikinimas naudojant komandos planavimo (Team Planner) vaizdą

Projekto plano optimizavimas kaštų lygyje

• Projekto kaštų lentelės
• Projekto planuojami fiksuoti (Fixed Cost) ir kintantys kaštai
• Projekto kaštų scenarijų analizė (What Analysis )

Projekto plano tvirtinimas

• Bazinio (Baseline) projekto plano, pradinio projekto grafiko (Interim) ir aktualaus projekto plano samprata ir praktinis taikymas
• Tarpinės projekto plano kopijos
• Bazinio (Baseline) projekto plano / tarpinių projekto planų peržiūra Ganto diagramoje
• Tracking Gantt vaizdas

Projekto plano atnaujinimas ir pokyčių valdymas

• Projekto plano skirstymas į 3 laiko intervalus: praėjęs periodas, artimiausias periodas, tolimesnis periodas
• Darbas su praėjusio periodo užduotimis:
  • Pagal planą atliktų užduočių baigtumo būsenos atnaujinimas
  • Ne pagal planą vykstančių užduočių baigtumo būsenos atnaujinimas:
  • Įgytos vertės metodas
  • Neatliktų darbų perplanavimas
  • Darbas su artimiausio periodo užduotimis
  • Bendrinių projekto resursų keitimas patvirtintais resursais
  • Einamo periodo darbų grafiko perplanavimas
  • Pokyčių valdymo proceso vizualizacija Microsoft Project 2016 aplinkoje:
• Darbas su tolimesnio periodo užduotimis – paruošiamųjų darbų proceso integravimas į Microsoft Project 2016 aplinką
• Planavimo ir vykdymo procesų integravimas

Darbas su keliais Microsoft Project 2016 failais

• Subrojekto įterpimas į projekto planą
• Darbas su bendra resursų duomenų baze

Darbo aplinkos dirbant su projekto grafiku pritaikymas ir efektyvumo gerinimas (Fine Turning)

• Sąlyginių auto užduočių tekstų formatavimų nustatymas
• Naujų lentelių, stulpelių kūrimas
• Infromacijos vizualizacija panaudojant grafinius elementus
• Formulių panaudojimas
• Formulių ir grafinių elementų apjungimas kuriant informacijos atvaizdavimo skydelių (Dashboards) sprendimus